Contoh Surat Edaran

Contoh surat edaran – Surat edaran merupakan alat komunikasi formal yang penting dalam berbagai instansi, mulai dari sekolah hingga perusahaan. Menguasai cara menyusun dan menulis surat edaran yang efektif menjadi kunci keberhasilan dalam menyampaikan informasi penting kepada khalayak sasaran.

Artikel ini akan membahas secara lengkap tentang contoh surat edaran, mulai dari jenis-jenisnya, struktur baku, hingga tips menulis yang mudah dipahami. Simak uraian berikut untuk mendapatkan panduan praktis dalam membuat surat edaran yang informatif dan profesional.

Jenis-jenis Surat Edaran

Surat edaran merupakan salah satu jenis surat resmi yang digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada pihak-pihak terkait. Surat edaran umumnya dikeluarkan oleh lembaga atau organisasi, baik pemerintah maupun swasta, untuk menginformasikan kebijakan, aturan, atau program yang akan diterapkan.

Struktur Surat Edaran

Surat edaran merupakan dokumen resmi yang digunakan untuk menyampaikan informasi atau instruksi kepada sejumlah orang atau instansi. Struktur surat edaran yang baku memiliki beberapa bagian penting yang harus tercantum.

Bagian-Bagian Surat Edaran

Struktur surat edaran yang baku terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

• Kop Surat: Bagian paling atas surat edaran yang memuat identitas pengirim, seperti nama instansi, logo, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Contoh: “KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI REPUBLIK INDONESIA”.
• Nomor Surat: Kode unik yang menunjukkan identitas surat edaran, biasanya terdiri dari kode instansi, tahun, dan nomor urut surat. Contoh: “Nomor: 001/Mendikbudristek/TU/2023”.
• Lampiran: Mencantumkan jumlah lampiran yang disertakan dalam surat edaran. Contoh: “Lampiran: 1 (satu) Berkas”.
• Perihal: Menjelaskan secara singkat isi atau topik surat edaran. Contoh: “Perihal: Pemberitahuan Pelaksanaan Kegiatan”.
• Tujuan: Mencantumkan pihak atau instansi yang dituju surat edaran. Contoh: “Kepada: Seluruh Kepala Sekolah di Lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi”.
• Isi Surat: Bagian inti surat edaran yang memuat informasi, instruksi, atau ajakan yang ingin disampaikan. Isi surat harus ditulis dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami. Contoh: “Sehubungan dengan rencana pelaksanaan kegiatan … maka dengan ini disampaikan …”
• Penutup: Mencantumkan kalimat penutup yang bersifat formal dan sopan, biasanya disertai ucapan terima kasih atau harapan. Contoh: “Demikian surat edaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih”.
• Tanda Tangan: Bagian yang memuat tanda tangan pejabat yang berwenang menerbitkan surat edaran, disertai nama lengkap dan jabatannya. Contoh: “Hormat kami,”
• Nama dan Jabatan: Mencantumkan nama lengkap dan jabatan pejabat yang menandatangani surat edaran. Contoh: “Dr. Nadiem Anwar Makarim, M.B.A.”

Contoh Tata Letak Surat Edaran

Berikut contoh tata letak surat edaran yang benar:

KEMENTERIAN PENDIDIKAN, KEBUDAYAAN, RISET, DAN TEKNOLOGI REPUBLIK INDONESIA

SURAT EDARAN

Nomor: 001/Mendikbudristek/TU/2023

Lampiran: 1 (satu) Berkas

Perihal: Pemberitahuan Pelaksanaan Kegiatan

Kepada: Seluruh Kepala Sekolah di Lingkungan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi

Sehubungan dengan rencana pelaksanaan kegiatan … maka dengan ini disampaikan …

Demikian surat edaran ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Dr. Nadiem Anwar Makarim, M.B.A.

Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset, dan Teknologi

Cara Menyusun Surat Edaran: Contoh Surat Edaran

Surat edaran merupakan alat komunikasi resmi yang digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada khalayak tertentu, baik internal maupun eksternal organisasi. Penyusunan surat edaran yang efektif dan mudah dipahami sangat penting untuk memastikan pesan tersampaikan dengan jelas dan tepat sasaran. Berikut ini adalah langkah-langkah sistematis dalam menyusun surat edaran yang efektif:

Langkah-Langkah Menyusun Surat Edaran

• Tentukan Tujuan dan Sasaran: Langkah pertama adalah menentukan tujuan dan sasaran yang ingin dicapai melalui surat edaran. Apa yang ingin disampaikan? Kepada siapa pesan ini ditujukan? Kejelasan tujuan dan sasaran akan membantu dalam menentukan isi dan gaya penulisan surat edaran.
• Kumpulkan Informasi yang Relevan: Setelah menentukan tujuan dan sasaran, kumpulkan informasi yang relevan dan mendukung pesan yang ingin disampaikan. Pastikan informasi yang dikumpulkan akurat, terkini, dan mudah dipahami oleh penerima.
• Buat Kerangka Surat Edaran: Setelah mengumpulkan informasi yang diperlukan, susun kerangka surat edaran yang sistematis dan logis. Kerangka ini berfungsi sebagai panduan dalam menulis surat edaran dan memastikan bahwa semua poin penting tercakup.
• Tulis Isi Surat Edaran: Tulis isi surat edaran dengan bahasa yang formal, jelas, dan mudah dipahami. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu rumit atau jargon yang tidak dipahami oleh penerima. Gunakan kalimat yang singkat, padat, dan langsung pada intinya. Pastikan isi surat edaran sesuai dengan tujuan dan sasaran yang telah ditentukan.

• Revisi dan Koreksi: Setelah selesai menulis isi surat edaran, lakukan revisi dan koreksi untuk memastikan bahwa isi surat sudah benar, mudah dipahami, dan tidak mengandung kesalahan. Pastikan format dan tata bahasa sesuai dengan standar penulisan resmi.
• Tanda Tangan dan Distribusi: Setelah revisi dan koreksi selesai, surat edaran ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Selanjutnya, surat edaran didistribusikan kepada penerima yang dituju melalui media yang sesuai, seperti email, pos, atau website.

Flowchart Penyusunan Surat Edaran

Flowchart berikut menggambarkan proses penyusunan surat edaran secara sistematis:

[Gambar Flowchart]

Flowchart ini menunjukkan alur penyusunan surat edaran mulai dari tahap awal hingga tahap akhir. Setiap tahap dijelaskan dengan jelas, sehingga memudahkan untuk memahami proses penyusunan surat edaran.

Menyusun Kalimat yang Formal dan Mudah Dipahami

Dalam menyusun kalimat dalam surat edaran, penting untuk menggunakan bahasa yang formal dan mudah dipahami oleh penerima. Berikut adalah beberapa tips untuk menyusun kalimat yang formal dan mudah dipahami:

• Gunakan Bahasa yang Formal: Hindari penggunaan bahasa sehari-hari atau slang. Gunakan bahasa baku yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia.
• Hindari Kalimat yang Bertele-tele: Gunakan kalimat yang singkat, padat, dan langsung pada intinya. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele dan sulit dipahami.
• Gunakan Struktur Kalimat yang Jelas: Gunakan struktur kalimat yang sederhana dan mudah dipahami. Hindari penggunaan kalimat majemuk yang terlalu panjang dan rumit.
• Hindari Penggunaan Jargon: Hindari penggunaan jargon atau istilah teknis yang tidak dipahami oleh penerima. Jelaskan istilah teknis dengan bahasa yang mudah dipahami.
• Gunakan Kata Hubung yang Tepat: Gunakan kata hubung yang tepat untuk menghubungkan kalimat dan paragraf dalam surat edaran. Kata hubung membantu dalam membangun alur dan kesinambungan dalam penulisan surat edaran.

Contoh Surat Edaran

Surat edaran merupakan salah satu media komunikasi formal yang digunakan untuk menyampaikan informasi penting kepada banyak orang secara bersamaan. Informasi yang disampaikan bisa berupa pengumuman kegiatan, pemberitahuan perubahan kebijakan, undangan rapat, atau hal penting lainnya. Surat edaran biasanya ditujukan kepada seluruh anggota organisasi, karyawan perusahaan, siswa sekolah, atau pihak terkait lainnya.

Contoh Surat Edaran untuk Pengumuman Kegiatan di Sekolah

Surat edaran untuk pengumuman kegiatan di sekolah berisi informasi mengenai kegiatan yang akan diselenggarakan, seperti lomba, seminar, atau acara lainnya. Surat edaran ini ditujukan kepada seluruh siswa, guru, dan staf sekolah. Berikut contoh surat edaran untuk pengumuman kegiatan di sekolah:

SURAT EDARANNomor: 001/SE/SMPN-1/2023 Perihal: Pengumuman Lomba Cerdas Cermat Tingkat SMP se-Kabupaten

Kepada Yth. Bapak/Ibu Kepala Sekolah SMP se-Kabupaten di Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka memperingati Hari Pendidikan Nasional, SMP Negeri 1 [Nama Kota] akan menyelenggarakan Lomba Cerdas Cermat Tingkat SMP se-Kabupaten [Nama Kota]. Lomba ini akan diadakan pada:

Hari, Tanggal: [Hari], [Tanggal] [Bulan] 2023 Waktu: [Jam] WIB Tempat: Aula SMP Negeri 1 [Nama Kota]

Peserta lomba terdiri dari siswa-siswi SMP se-Kabupaten [Nama Kota] yang terbagi dalam tiga kategori, yaitu:

Kategori IPA

Kategori IPS

Kategori Bahasa

Pendaftaran peserta lomba dapat dilakukan melalui website sekolah [Alamat Website] paling lambat tanggal [Tanggal] [Bulan] 2023. Informasi lebih lanjut dapat menghubungi [Nama] di nomor telepon [Nomor Telepon].

Demikian surat edaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Kepala Sekolah SMP Negeri 1 [Nama Kota] [Nama Kepala Sekolah]

Contoh Surat Edaran untuk Pemberitahuan Perubahan Kebijakan di Perusahaan

Surat edaran untuk pemberitahuan perubahan kebijakan di perusahaan berisi informasi mengenai perubahan kebijakan yang akan diterapkan, seperti perubahan sistem kerja, peraturan baru, atau kebijakan lainnya. Surat edaran ini ditujukan kepada seluruh karyawan perusahaan.Berikut contoh surat edaran untuk pemberitahuan perubahan kebijakan di perusahaan:

SURAT EDARANNomor: 001/SE/PT-ABC/2023 Perihal: Pemberitahuan Perubahan Kebijakan Sistem Kerja

Kepada Yth. Seluruh Karyawan PT ABC di Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan perkembangan teknologi dan kebutuhan perusahaan, maka dengan ini kami sampaikan pemberitahuan perubahan kebijakan sistem kerja di PT ABC.

Mulai tanggal [Tanggal] [Bulan] 2023, PT ABC menerapkan sistem kerja hibrida, yaitu kombinasi antara kerja dari kantor dan kerja dari rumah. Sistem kerja ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas karyawan, serta memberikan fleksibilitas dalam bekerja.

Jadwal kerja hibrida akan diatur oleh masing-masing departemen. Seluruh karyawan diwajibkan untuk mengikuti aturan dan kebijakan yang telah ditetapkan. Informasi lebih lanjut mengenai jadwal kerja hibrida dapat diakses melalui [Alamat Website] atau menghubungi [Nama] di nomor telepon [Nomor Telepon].

Demikian surat edaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Direktur Utama PT ABC [Nama Direktur Utama]

Contoh Surat Edaran untuk Undangan Rapat Organisasi

Surat edaran untuk undangan rapat organisasi berisi informasi mengenai rapat yang akan diselenggarakan, seperti waktu, tempat, dan agenda rapat. Surat edaran ini ditujukan kepada seluruh anggota organisasi.Berikut contoh surat edaran untuk undangan rapat organisasi:

SURAT EDARANNomor: 001/SE/HIMSI/2023 Perihal: Undangan Rapat Anggota Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi

Kepada Yth. Seluruh Anggota Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi di Tempat

Dengan hormat,

Bersama ini kami sampaikan undangan rapat anggota Himpunan Mahasiswa Sistem Informasi (HIMSI) yang akan diselenggarakan pada:

Hari, Tanggal: [Hari], [Tanggal] [Bulan] 2023 Waktu: [Jam] WIB Tempat: Ruang Rapat Fakultas [Nama Fakultas]

Agenda rapat:

Laporan Kegiatan HIMSI Semester Ganjil 2023/2024

Pembahasan Program Kerja HIMSI Semester Genap 2023/2024

Evaluasi dan Rencana Ke depan HIMSI

Kehadiran seluruh anggota HIMSI dalam rapat ini sangat diharapkan.

Demikian surat edaran ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

Ketua HIMSI [Nama Ketua HIMSI]

Tips Menulis Surat Edaran

Surat edaran merupakan alat komunikasi formal yang penting dalam berbagai organisasi, baik di sektor publik maupun swasta. Keefektifan surat edaran terletak pada kemampuannya untuk menyampaikan informasi dengan jelas, ringkas, dan mudah dipahami oleh target penerima. Untuk memastikan pesan tersampaikan dengan baik, berikut lima tips menulis surat edaran yang efektif.

Tentukan Tujuan dan Target Penerima

Sebelum memulai penulisan, tentukan tujuan yang ingin dicapai melalui surat edaran. Apakah untuk menginformasikan, memotivasi, atau mengarahkan tindakan? Kejelasan tujuan akan membantu Anda merumuskan pesan yang tepat dan terarah. Setelah itu, identifikasi target penerima dengan tepat. Siapa saja yang perlu menerima informasi ini?

Dengan memahami target penerima, Anda dapat menyesuaikan bahasa dan gaya penulisan yang sesuai.

Buat Judul yang Menarik dan Informatif

Judul surat edaran berperan penting dalam menarik perhatian dan memberi gambaran awal tentang isi surat. Gunakan judul yang singkat, jelas, dan informatif, sehingga target penerima langsung memahami inti pesan. Hindari judul yang terlalu panjang, rumit, atau tidak relevan dengan isi surat.

Susun Isi Surat dengan Struktur yang Jelas

Susun isi surat edaran secara sistematis dan mudah dipahami. Gunakan paragraf pendek dan kalimat yang ringkas. Setiap paragraf sebaiknya berisi satu ide utama. Gunakan poin-poin atau daftar untuk menyajikan informasi yang kompleks secara terstruktur. Pastikan setiap poin dijelaskan dengan detail yang cukup, sehingga target penerima tidak merasa bingung.

Gunakan Bahasa yang Formal dan Jelas

Surat edaran merupakan dokumen formal, sehingga gunakan bahasa yang formal dan mudah dipahami oleh semua target penerima. Hindari penggunaan bahasa gaul, slang, atau bahasa yang terlalu teknis. Gunakan kalimat yang sederhana dan mudah dipahami, hindari kalimat majemuk yang rumit. Pastikan setiap kata dan frasa memiliki makna yang jelas dan tidak menimbulkan ambiguitas.

Tambahkan Informasi Penting

Pastikan surat edaran memuat informasi penting yang perlu diketahui oleh target penerima. Berikut beberapa informasi penting yang perlu dicantumkan:

• Nama dan alamat pengirim
• Tanggal surat
• Perihal surat
• Isi surat yang berisi informasi, instruksi, atau ajakan
• Penutup surat yang berisi salam dan tanda tangan

Simpulan Akhir

Dengan memahami jenis-jenis surat edaran, struktur baku, dan tips penulisan yang efektif, Anda dapat menyusun surat edaran yang informatif dan mudah dipahami. Pastikan untuk selalu memperhatikan tata bahasa yang baik dan format penulisan yang benar untuk menjaga profesionalitas dan kredibilitas surat edaran Anda.